Factuurverwerking VWR International

Factuurverwerking VWR International

De geëxtraheerde lijngegevens van meer dan 70.000 ingescande aankoopfacturen importeren in het SAP systeem en matchen met de geplaatste bestellingen? Deze automatiseringsoplossing tekende RecoMatics uit voor VWR International uit Heverlee.

Bijkomend werd ook een oplossing ontwikkeld voor de kostenfacturen, dit zijn facturen zonder PO, zoals electriciteit, telefoon,...

De klant

VWR International (Heverlee) is een internationaal distributiebedrijf van laboratoriumapparatuur (chemicaliën, apparatuur, meubilair, verbruiksartikelen en kleding). De 8.000 werknemers in 35 landen werken continu aan het stroomlijnen van de wijze waarop onderzoekers wereldwijd hun voorraadbeheer en het onderhoud van hun laboratoriummateriaal regelen. Tot de klanten behoren farmaceutische en life science bedrijven, overheidsinstellingen, de gezondheidssector en het onderwijs.

De vraag

Als distributeur van honderdduizenden producten van een grote groep wetenschappelijke fabrikanten ontvangt VWR International voor deze goederen jaarlijks een enorme hoeveelheid aankoopfacturen. Hun verwerking vormde altijd al een zeer arbeidsintensief gegeven voor de medewerkers van de Finance afdeling. Om de efficiëntie van deze afdeling te verhogen, zocht VWR bijgevolg naar een oplossing voor de automatisering van de factuurstroom.

De oplossing

RecoMatics werkte op basis van de verschillende EasyForm modules een oplossing uit waarmee de verwerking van de aankoopfacturen volledig werd geautomatiseerd. Van het inscannen over de extractie van de factuurgegevens en hun integratie in het SAP systeem tot de matching van de lijngegevens met de overeenkomstige bestelling.

Deze totaaloplossing telt 4 niet te miskennen troeven:

  1. Automatische documentscheiding: dankzij de EasyForm AUDI functionaliteit (Automatic Document Identification) kunnen facturen zonder verdere voorbereiding worden ingescand. Kleven van barcodes of voorzien van scheidingsbladen is dus overbodig. Want AUDI bundelt zelfstandig de gescande pagina’s tot factuurdocumenten.
  2. Autolearning functie: naarmate facturen vaker verwerkt worden, worden de lijngegevens en header alsmaar beter herkend. Zonder dat een manuele tussenkomst nodig is.
  3. Integratie met SAP: de uit de fysieke factuur geëxtraheerde lijngegevens worden doorgestuurd naar het SAP systeem. Daar worden de hoeveelheden en de prijs vergeleken met de bestelling. Bovenop de gegevens komt ook het beeld van de factuur in SAP terecht, wat opzoekwerk in het fysieke archief overbodig maakt.
  4. Internationaal toepasbaar: de geautomatiseerde verwerking is met een minimum aan inspanningen uitbreidbaar naar de facturen van buitenlandse afdelingen.

De klant aan het woord

“De voordelen van de RecoMatics oplossing waren van meet af aan duidelijk. SAP beschikt immers voortaan altijd over alle digitale data om de matching automatisch door te voeren. Waar onze mensen vroeger grotendeels bezig waren met data-input, kunnen we vandaag de facturen veel beter en sneller controleren. Bovendien bleek RecoMatics een zeer flexibele partner. Een halvering van de initieel voorziene doorlooptijd werd namelijk vlot opgevangen waardoor het project toch nog tijdig werd opgeleverd.”

Kris Nijs, Finance en Controlling Manager VWR International