Factuurverwerking Thomas Cook

Factuurverwerking Thomas Cook

De automatische verwerking van 400.000 inkomende facturen, met een piek tijdens de zomermaanden. Een kolfje naar de hand van RecoMatics, die een oplossing ontwikkelde die facturen scant, de gegevens eruit extraheert, doorgeeft aan SAP en linkt met de gegevens in het reservatiesysteem.

De klant

Thomas Cook is één van de bekendste reisorganisatoren van Europa. De touroperator biedt niet enkel reizen onder eigen label aan, maar is ook bekend onder de namen Neckermann en Pegase. In ons land zijn in Gent de auto- en vliegvakanties ondergebracht, alsook een luchtvaartmaatschappij en een distributieketen.

De vraag

De financiële afdeling van Thomas Cook in België verwerkt niet alleen de eigen inkomende facturen, maar treedt voor bepaalde groepen facturen ook op als service center voor Thomas Cook Nederland en Thomas Cook France. Elk jaar komen bijgevolg zo’n 400.000 papieren facturen aan in Gent. Facturen die correct en op tijd aan de hoteluitbaters en andere leveranciers moeten betaald worden. Hun controle en verwerking vroeg echter zeer veel tijd. En bovendien kwam meer dan de helft van de hotelfacturen tussen juli en september binnen. Een automatisering drong zich dus op.

De oplossing

RecoMatics implementeerde de oplossing voor Thomas Cook in 2 fasen. De eerste fase was een testcase waarbij 20.000 facturen voor algemene kosten werden ingescand, de relevante gegevens werden geëxtraheerd en vervolgens werden doorgegeven aan het SAP systeem waar ze verder werden afgehandeld via de workflow module van SAP. In de tweede fase ging het over de meer dan 350.000 hotelfacturen die jaarlijks binnenkomen, en dit vooral tijdens de zomerpiek. Dankzij de herkenningssystemen van RecoMatics en de geavanceerde koppeling met zowel SAP als het reservatiesysteem van Thomas Cook kunnen ook deze inkomende facturen voortaan vlot en correct worden verwerkt.

De factuurverwerkingsoplossing in de praktijk:

  1. Automatische documentscheiding via AUDI: dankzij deze EasyForm functionaliteit van RecoMatics kunnen hotelfacturen zonder voorbereiding worden ingescand. Zonder barcodes of scheidingsbladen. AUDI bundelt de gescande pagina’s namelijk zelfstandig tot factuurdocumenten.
  2. Integratie met eigen reservatiesysteem: de gegevens die uit de factuur worden geëxtraheerd, worden vergeleken met de prijs in het reservatiesysteem van Thomas Cook (op basis van vouchernummer, afreisdata, reizigers, …). Stemt de prijs overeen met de voorcalculatie, dan wordt de factuur geboekt en klaargezet voor betaling. Bij afwijkingen kan de operator via een geavanceerd key-entry scherm (met alle gegevens naast het beeld van de factuur) snel de fout opsporen. Vervolgens vertrekt automatisch een bericht naar de hotelier met de vraag de factuur aan te passen.
  3. Autolearning functie: hoe meer facturen verwerkt worden, hoe beter de herkenning van de gegevens.

De klant aan het woord

'Over de testcase met RecoMatics waren we al zeer tevreden en de tweede fase heeft dat alleen maar bevestigd. Waar onze mensen vroeger ongeveer 80% van hun tijd bezig waren met data-input, is dat vandaag nog slechts 30%. We kunnen de juistheid van facturen dus veel sneller controleren en onze medewerkers houden tijd over voor analyses. Bovendien moeten we nu minder tijdelijke krachten inschakelen tijdens de zomerpiek.'