Makro Cash & Carry automatisatie factuurverwerking en P2P

Makro Cash & Carry automatisatie factuurverwerking en P2P

Van bestelling tot het digitaal goedkeuren en automatisch inboeken van de factuur in SAP. Dit proces automatiseerde RecoMatics in opdracht van Makro. 150 medewerkers, verspreid over 15 filialen, gebruiken het purchase-to-pay systeem om de verwerking van 25.000 kostenfacturen per jaar te stroomlijnen.

De klant

Makro maakt deel uit van METRO Cash & Carry. Vandaag vindt men Makro en Metro Cash & Carry winkels op 752 plaatsen in 29 landen. METRO Cash & Carry is op zijn beurt onderdeel van METRO Group, de derde grootste winkelketen ter wereld. In België beschikt Makro over 6 Makro winkels en 9 Metro winkels.

De vraag

Met een totaal van 3 legale entiteiten, 6 hypermarkten, 9 groothandels en 150 gebruikers was de verwerking van 25.000 kosten -en investeringsfacturen geen eenvoudige opgave. De verwerking van goederenfacturen was reeds geautomatiseerd in SAP. Makro zocht een oplossing om ook de verwerking van kosten -en investeringsfacturen te automatiseren, met als start de ingave en goedkeuring op het niveau van de bestelling (niet goederen).

De oplossing

RecoMatics werkte op basis van de verschillende EasyForm modules en SharePoint een oplossing uit waarmee de verwerking van de kostenfacturen volledig werd geautomatiseerd. De oplossing start met het webbased ingeven van een bestelaanvraag en eindigt met het inscannen en automatisch matchen van de factuur met het purchase order. De centrale oplossing maakt een vlotte kosten -en budgetopvolging mogelijk.

De totaaloplossing bestaat uit verschillende stappen:

Purchase:

  • Webbased ingeven van een bestelaanvraag (inclusief analytische informatie)
  • Goedkeuren van de bestelaanvraag door verschillende behandelaars
  • PDF generatie van de bestelbon met handtekeningen
  • Automatische versturen van de bestelbon naar de leverancier via e-mail

Invoice:

  • Facturen worden ingescand of digitaal geïmporteerd (PDF facturen uit een mailbox)
  • Automatische herkenning van basisgegevens op de factuur (leverancier, bedrag, bestelbonnummer, ...)
  • Automatische matching van de factuur met de bestelbon
  • Consolidatie van de analytische informatie (PO) met de factuurinformatie
  • Boeking in SAP

De klant aan het woord:

'Naast de mogelijkheid tot kosten -en budgetopvolging, verloopt de factuurverwerking efficiënt en is er een duidelijke kwaliteitsverbetering. Bijkomend wordt er nu paperless gewerkt. Ook PDF facturen worden automatisch geïmporteerd. Het accounting team kan zich vandaag concentreren op de kerntaken met een opwaardering van de functie tot gevolg.'

Jurgen Mesens, Financial & Accounting manager