Hamann International Logistics Document management met SharePoint

Hamann International Logistics Document management met SharePoint

Sinds 2014 beheert Hamann International Logistics alle operationele dossiers digitaal. Sinds de start is het papiergebruik met 50% gedaald, wat een aanzienlijke besparing is in print en stockage kosten.

De klant

Hamann International Logistics combineert de krachten van een stevige Europese groep met de flexibiliteit van een kleinschalig bedrijf. Dankzij de op maat gesneden en kwalitatieve logistieke oplossingen is Hamann de geschikte partner voor zowel grote industriële verladers als kleine en middelgrote ondernemingen. Hamann wil snel en efficiënt inspelen op de specifieke noden van zijn klanten.

De vraag

Een transportdossier dient volledig te zijn. Met 7.000 nieuwe dossiers per maand en tientallen verschillende types documenten per dossier was dit een aanzienlijk werk. De verschillende types documenten komen binnen via post, e-mail, fax, ... dus niet eenvoudig om deze op één plaats te bewaren. De enige oplossing was dus alles fysiek bewaren, ook de e-mails die bijgevolg werden uitgeprint. Samen met Hamann International Logistics tekende RecoMatics een oplossing uit die alle documenten centraal beheert in digitale dossiers.

In een volgende fase werden ook de administratieve dossiers gedigitaliseerd: schadedossiers, douane, pallettenruil, HR dossiers, fleet, verzekering,... steeds met de nodige beveiliging en aandacht voor privacy.

De oplossing

De door RecoMatics geleverde oplossing is een combinatie van EasyForm en SharePoint. EasyForm is in wezen een geheel van modules die inhouse werden gebouwd op basis van SharePoint. Met behulp van deze modules worden alle – papieren en elektronische – documenten van Hamann International Logistics toegevoegd aan transportdossiers.

Daarnaast worden de gegevens op bijvoorbeeld facturen en CMR documenten geëxtraheerd en automatisch toegevoegd aan dossiers met een minimum aan tussenkomst door medewerkers.

De geavanceerde EasyForm Outlook App zorgt voor een snelle toekenning van e-mails en/of attachments aan de desbetreffende dossiers via drag and drop. Deze Outlook App bevat tevens de mogelijkheid om “on the fly” QR codes in attachments te extraheren. De referentie in de QR code zorgt voor een automatische toekenning aan dossiers.

De ergonomische view op het digitaal dossier en de Enterprise Search geven de dossierbeheerders onmiddellijk digitale toegang tot de documenten. 

De voordelen

  • Eenvoudig beheer van dossiers, bestaande uit documenten van uiteenlopende aard zoals e-mail communicatie, facturen, contracten, CMR documenten, …
  • Reductie van het papiergebruik met meer dan 50%
  • Een minimum aan fysieke archieven en stockageruimte
  • Lagere kosten en hogere efficiëntie door de toegang tot documenten/dossiers vanop elke werkplaats en vanuit één centraal systeem
  • Documenten en gegevens kunnen gedeeld worden zonder dat er telkens nieuwe kopieën van gemaakt moeten worden
  • De opslag, het opzoeken en de samenstelling van dossiers verloopt geautomatiseerd
  • Papieren documenten worden niet meer in verschillende versies op verschillende locaties opgeslagen
  • Secure toegang tot bepaalde documenten door externe partijen
  • Integratie met het operationele systeem
  • Automatische archivering van oudere dossiers die nog steeds kunnen bekeken worden
  • Afgeschermde HR afdeling waarvan de dossiers beperkt toegangelijk zijn en bijgehouden wordt wie welk dossier geraadpleegd heeft om de privacy te garanderen
  • Gekoppelde dossiers worden per dossier weergegeven en zijn gemakkelijk doorklikbaar

De klant aan het woord

'De overgang van 'alles op papier' naar 'volledig digitaal' was een grote uitdaging. De ergonomische kijk op het digitale dossier en de snelheid waarmee documenten in een dossier kunnen worden geplaatst hebben een zeer grote impact gehad op de aanvaarding van het systeem door de dossierbeheerders. Op eigen vraag wensen de overige departementen binnen Hamann International Logistics nu ook zo spoedig mogelijk over te gaan tot het werken met digitale dossiers,' vertelt Peter De Groote, ICT Manager.