Digitale factuurverwerking Floré Group

Digitale factuurverwerking Floré Group

Floré Group is een familiale tuinbouwgroep, actief in sierteelt, en heeft een 15-tal vennootschappen in 4 landen in Europa. Voor dit automatiseringsproject bestond de uitdaging erin om de factuurverwerking verder te centraliseren.

De boekhouding werd reeds centraal vanuit het hoofdkwartier in Lochristi aangestuurd, maar door de groei en internationalisering van de organisatie was er een inefficiëntie ontstaan in de ontvangst en verwerking van leveranciers facturen. Papieren facturen komen op een tiental verschillende Europese postadressen aan, en de digitale facturen landen in verschillende mailboxen in de organisatie. Sommige facturen kwamen dubbel aan: op papier en digitaal.
Ook de controle en goedkeuring van betaling gebeurt decentraal in de verschillende vestigingen.

De digitalisering van de factuurstroom en de integratie met SAP heeft de efficiëntie in de hoogte geduwd,' vertelt Marnix Verhegghe, Head Accounting & Treasury bij Floré Group.

"We hebben gekozen voor de EasyForm oplossing van RecoMatics voor het:

  • Scannen en digitaliseren van binnenkomende papieren facturen en het importeren van digitale facturen
  • Automatische documentherkenning en data-extractie
  • Versnelde, geautomatiseerde boeking in SAP
  • Geautomatiseerde goedkeuringsworkflow via Outlook
  • Digitaal archief

De voordelen werden al heel snel duidelijk:

  • Geen verlies meer van documenten
  • Volledige traceerbaarheid en transparantie: we weten op elk moment waar elke factuur zich bevindt en in welke fase van de goedkeuringsflow
  • Minder manuele handelingen
  • Veel kortere doorlooptijd
  • Geen accidentele dubbele boekingen meer
  • Volledige gegevens uitwisseling tussen EasyForm en SAP, het ERP pakket
  • Bij vragen van bijv. audit vinden we heel snel de gevraagde informatie
  • Heel gemakkelijk om documenten, mails of foto’s aan de digitale factuur toe te voegen

De ingebruikname is geruisloos verlopen: op slechts één dag zijn we met onze 14 filialen overgestapt. EasyForm is een gebruiksvriendelijke oplossing, de collega’s werken er graag en vlot mee. We zijn ook zeer tevreden van het RecoMatics team, ze boden veel toegevoegde waarde bij de analyse en hebben het project perfect opgevolgd."