Factuurverwerking en Purchase to Pay

Facturen. Niemand ontsnapt eraan. Soms komt er wel een ganse stapel per dag binnen. Steeds vaker elektronisch, maar ook nog papier. In beide gevallen maakt een systeem voor de automatische verwerking van deze facturen uw organisatie een stuk efficiënter. Zo’n geavanceerd systeem levert RecoMatics op maat van uw onderneming, op basis van SharePoint. Voor enkele duizenden tot honderdduizenden facturen per jaar, al dan niet gekoppeld aan een systeem voor aankoopbeheer (Purchase to Pay).

Scannen, automatische herkenning en geautomatiseerde workflow

Automatische verwerking van inkomende facturen via scanning en herkenning. Een ganse mond vol, maar hoe zorgt RecoMatics er concreet voor dat workflows op wieltjes lopen? We vertrekken van onze jarenlange expertise op het vlak van scannen van allerlei documenttypes en zetten vervolgens een systeem op dat gebruiksvriendelijk, gepersonaliseerd en efficiënt is. Dat alomvattend systeem is gebaseerd op SharePoint en wordt aangevuld met onze eigen modules. Het resultaat is een softwarepakket met volgende functionaliteiten:

  • Scannen: facturen worden bij ontvangst ingescand; elektronische facturen worden geïmporteerd;
  • Automatische herkenning: de leverancier- en factuurgegevens worden automatisch ingelezen (zonder dat facturen van een barcode moeten voorzien worden);
  • Goedkeuringsflow: de factuurbundel (bestaande uit de gescande factuurpagina’s en de bijhorende documenten) wordt elektronisch door de organisatie geleid;
  • Boekingsinformatie wordt verzameld (kostencentrum, rekeningnummer, projectnummer, …);
  • Statusopvolging: u weet op elk moment welke factuur zich bij wie bevindt en wat hun status is;
  • Centraal documentbeheer: alle benodigde documenten voor de afhandeling van de case zijn vlot en te allen tijde toegankelijk.

Samengevat, de geautomatiseerde verwerking van facturen leidt tot een lager papierverbruik, kortere doorlooptijden en finaal, een hogere efficiëntie. U hoeft immers niet te rade te gaan bij verschillende collega’s om te kunnen antwoorden op vragen van leveranciers. En ook in geval van verschillende vestigingen werkt dit systeem perfect.

Purchase to Pay

U kan bestellingen rechtstreeks aanmaken in het EasyForm systeem:

  • Stap 1: De bestelaanvraag wordt door de gebruiker aangemaakt in het systeem. Dit kan via een webformulier waaraan vervolgens documentatie zoals offertes, technische specificaties, tekeningen, … wordt gekoppeld.
  • Stap 2: Het goedkeuringstraject. De boekingsinformatie wordt verzameld en de bestelling doorloopt de organisatie. Na goedkeuring wordt de bestelbon gegenereerd. Die wordt afgedrukt of per e-mail naar de geselecteerde leverancier verstuurd. De bestelling wordt opgeslagen in het systeem.
  • Stap 3: De inkomende factuur wordt gekoppeld aan de bestelling en kan zo op een vlotte manier intern verwerkt worden.

RecoMatics beschikt over een reeks EasyForm modules die dit geïntegreerd proces volledig in goede banen kunnen leiden. Van het gedigitaliseerde aankoopsysteem tot de verwerking van inkomende facturen via scanning en automatische herkenning.

Geïntegreerde lijnmatching

Bij de factuurverwerking voor handelsgoederen legt EasyForm de link tussen de verwachte factuurlijnen - zoals die in het ERP systeem aanwezig zijn - en de effectief gefactureerde aantallen en bedragen. Deze toepassing zorgt er zo voor dat de factuur en de ERP data niet langer lijn per lijn manueel vergeleken hoeven te worden.

Automatische factuurverwerking en/of Purchase to Pay via SharePoint?

Benieuwd hoe RecoMatics de verwerking van inkomende facturen kan digitaliseren? Of het proces van de aanmaak van de bestelling tot de betaling kan coördineren? We leggen u graag uit hoe we dit mogelijk maken met onze EasyForm modules.

Vragen?

Heeft u vragen of wenst u bijkomende inlichtingen? Contacteer ons telefonisch op +32 (0)9 231 76 86 of laat het ons weten via onderstaand formulier. Wij contacteren u dan eerstdaags.