EasyForm IPS

IPS staat voor Invoice Processing System. Deze module – een uitbreiding op EasyForm NxG Workflow – is dus specifiek toegepast op de vereenvoudiging van het verwerkingsproces van inkomende facturen. Enerzijds door het goedkeuringstraject te stroomlijnen, anderzijds door alle benodigde informatie voor de juiste en volledige boeking te verzamelen.

De module EasyForm IPS start vanaf het moment dat facturen binnenkomen in het EasyForm NxG systeem. Dat kan vanuit een EasyForm Triple Eyes module zijn (toegepast op gescande facturen), maar uiteraard worden ook facturen ondersteund die (via e-mail) als PDF of via providers als Certipost, Isabel of OBI10 aangeleverd worden.

De belangrijkste functies van EasyForm IPS

  1. Het doorlopen van het goedkeuringstraject van een factuur
    Nadat de opeenvolgende behandelaars zijn bepaald via de EasyForm NxG Workflow module, wordt de vordering van de factuurafhandeling en goedkeuring centraal bijgehouden in de databank. Die kan van op elke werkplek geconsulteerd worden (althans door gebruikers met de nodige toegangsrechten).
     
  2. Het verzamelen van bijkomende informatie voor de juiste en volledige boeking
    Elke IPS-gebruiker heeft de mogelijkheid om documenten (bestelbonnen, contracten, afspraken) toe te voegen die noodzakelijk zijn voor de behandeling van de factuur. Zo ontstaat een minidossier – een ‘case’ – rond het factuurdocument.
     
  3. Statusopvolging van de factuurverwerking
    De historiek van de factuurverwerking, de verschillende stappen en de betrokken personen zijn op elk moment zichtbaar voor elke IPS-gebruiker die betrokken is bij de behandeling en goedkeuring van de factuur. Bovendien kan de IPS-gebruiker een toelichting meegeven wanneer hij de factuur naar een andere gebruiker verstuurt. Op die manier is het voor iedereen op elk moment duidelijk wat, waar en waarom is gebeurd.

De EasyForm IPS module is breed toepasbaar. Ze is immers geïntegreerd met de systemen van SAP, JD-Edwards, Oracle Financials, Venice, Navision, IBS, CODA en tal van bedrijfseigen systemen.