EasyForm LEA

De wettelijke bewaring van facturen op elektronische wijze kan heel wat opslagruimte en klasseerwerk besparen. EasyForm Legal Electronic Archive (LEA) biedt een handige oplossing op dit vlak.

Bij de opstelling van de factuurrichtlijnen, liet de wetgever ruimte voor verschillende technische alternatieven waardoor originele documenten niet langer fysiek bijgehouden moeten worden. RecoMatics heeft deze richtlijnen in een gebruiksvriendelijk softwarepakket vertaald dat de vernietiging van papieren facturen en hun legale archivering mogelijk maakt: EasyForm LEA.

Na een grondige studie viel onze keuze op het verzegelingsalgoritme. Voornamelijk omdat we onze klanten onafhankelijk van externe partijen wilden laten werken. Bovendien vermijden we op die manier terugkerende kosten die aan sommige alternatieven verbonden zijn.

De EasyForm LEA module houdt rekening met alle praktische omstandigheden die de implementatie van een wettelijk archief bemoeilijken:

  • Ze ondersteunt een Multi Company en een Multi Site omgeving.
  • Ze creëert een overzichtelijke uitzuiveringslijst voor foutief gescande documenten.
  • Ze maakt een onderscheid tussen beelden voor het wettelijke archief (300 dpi kleur en recto/verso) en beelden die dagelijks gebruikt worden.
  • Ze integreert de mogelijkheid om bij een eventuele controle door te klikken van de operationele naar de legale omgeving.

De EasyForm LEA module wordt voornamelijk ingezet als oplossing voor inkomende facturen, maar ze kan ook toegepast worden op uitgaande facturen. Zo wordt vermeden dat van elke uitgaande factuur systematisch een papieren dubbel bewaard moet worden.