Factuurverwerking

Het ver werken van inkomende facturen is nog steeds een tijdrovende bezigheid. Het inboeken v raag t heel wat tijd van de boekhouding. Bovendien volg t elke kostenfactuur ook fysiek een traject voor goedkeuing. Documenten raken zoek of worden te laat voor betaling doorgegeven.
Het scannen van facturen, gecombineerd met workf low technieken voor de router ing lost reeds heel wat problemen op. Als we bovendien gebr uik kunnen maken van automatische herkenning sparen we nogmaals heel wat tijd.
Tijdens dit seminar gaat RecoMatics in op de nieuwste mogelijkheden om automatische herkenning toe te passen op facturen. We bekijken ook wat workf low concreet voor u kan betekenen. Uiteraard laten we een gebruiker aan het woord.
Tijdens de pauze en na afloop kan u van gedachten wisselen met collega’s en sprekers.

Wilfried Geulleaume
Sales & marketing Manager

Programma

 13h30: Ontvangst met koffie

 14h00: Principeschema van de oplossing

We schetsen de belangrijkste problemen waar we bij het verwerken van facturen in een organisatie mee te maken krijgen. We behandelen de grondbegrippen van elektronisch documentbeheer (ook een factuur is immers een document) en we bespreken het EasyForm Invoice Processing Systeem van RecoMatics. Tot slot gaan we in op enkele basisbegrippen rond de toepassing van herkenningstechnieken op inkomende facturen.

 14h45: Herkenning op inkomende facturen, gekoppeld aan een workflow toepassing

De firma Randstad hoeft nauwelijks voorgesteld te worden. Iedereen kent deze grote speler op de Belgische en internationale markt van uitzendarbeid met een zeer groot aantal kantoren in België.
Randstad gebruikt het systeem van Reco- Matics niet alleen voor het verwerken van de inkomende facturen. De workflow module is eveneens geïmplementeerd voor het structureren en begeleiden van de aanmaak van de uitgaande bestellingen. Daardoor kunnen inkomende facturen gemakkelijk gekoppeld worden aan de bestelgegevens zodat het verzamelen van de boekingsinformatie kinderspel is. Het geheel is gekoppeld aan het JD-Edwards systeem waarbij nieuwe uitgaande bestelbons meteen afgetoetst worden tegenover de beschikbare budgetten.
De heer Patrick Vanholst, Manager Accounting Department bij Randstad, belicht in deze sessie het projectverloop, de gemaakte keuzes en de ervaringen bij de implementatie.

 15h30: Koffiepauze

 16h00: Demonstraties

We beëindigen de presentatie met een demonstratie van een praktijk georiënteerde oplossing. We tonen hoe gegevens uit de factuur op een efficiënte manier kunnen herkend worden. Ook tonen we in de praktijk de mogelijkheden om lijngegevens uit documenten te halen.
Zeker wanneer gegevens automatisch herkend worden op de factuur is het opvolgen van het goedkeuringstraject van het grootste belang. Belangrijk voordeel is nu dat we beschikken over een elektronisch beeld van de factuur. We kunnen dus gebruik maken van systemen voor elektronisch routering en workfl ow om het goedkeuringstraject beter te beheren.

 16h45: Vragen en antwoorden

 17h15: Drink

Drink aangeboden door RecoMatics. De sprekers en de mensen van RecoMatics zijn ter beschikking.

Inschrijving