HDP VZW werd in 1947 opgericht en telt momenteel meer dan 700 medewerkers.

HDP omvat ondermeer een sociaal secretariaat, een sociaal verzekeringsfonds en een kinderbijslagfonds.

In het Sociaal Secretariaat worden o.a. de lonen van meer dan 120.000 werknemers maandelijks verwerkt. Hierbij streeft HDP naar een dienstverlening met een herkenbaar gezicht en een direct contact tussen haar dossierbeheerders en haar klanten via de 17 vestigingen van het bedrijf.

Om de dienstverlening aan haar klanten nog verder te kunnen verbeteren heeft HDP Sociaal Secretariaat de verwerking van de inkomende en uitgaande documentstromen voor haar klanten grondig herdacht en vernieuwd. Het resultaat is dat nu maandelijks voor meer dan 120.000 werknemers alle belangrijke documenten in verband met de loonberekeningen volledig elektronisch kunnen verwerkt worden.

Drie doelstellingen

Pierre Vanhoucke, directeur van het departement organisatie en informatica, licht toe: “We zijn in mei 2003 van start gegaan met een globaal geïntegreerd concept. Hierbij stonden drie doelstellingen centraal. De eerste was een verbetering van de dienstverlening aan onze klanten door hen de mogelijkheid te bieden om hun gegevens via het internet in te voeren. Daarnaast moesten we ook een manier vinden om de doeltreffendheid en de kwaliteit van de interne verwerking van documenten te verbeteren. Ten slotte was het de bedoeling om aan onze klanten de mogelijkheid te geven om de resulterende documenten van de loonberekeningen elektronisch te raadplegen.”

Vóór de implementatie van het nieuwe systeem kreeg het sociaal secretariaat een belangrijk deel van de gegevens met betrekking tot de prestaties van de werknemers toegestuurd via post of fax. De eerste fase van het project bestond erin de inkomende informatiestroom maximaal om te zetten naar gegevens die direct door de bestaande informatica-toepassingen konden verwerkt worden. Dit gebeurt nu enerzijds via de e-service HDP Yess, waarmee een werkgever de prestatie-gegevens via het internet kan inbrengen, en anderzijds via de HDP Scan toepassing die de overblijvende faxberichten en inkomende documenten analyseert om er de nuttige gegevens uit te extraheren door middel van herkenningstechnologie.

Die gegevens worden vervolgens door de dossierbeheerders van HDP verwerkt met de bestaande applicaties die op een AS400/I5 platform werden ontwikkeld.

Bij de naverwerking wordt er nu echter ook voor gezorgd dat de geproduceerde documenten kunnen opgevraagd worden in PDF-formaat via het web. Dit gebeurt via de e-Archief applicatie. De bestaande AS400/I5 documenten worden hierbij omgevormd naar een PDF-formaat waarna een herkenningsprogramma een grondige coherentiecontrole doorvoert tussen de index en de inhoud van het document. Sinds 1 januari 2004 werden op die manier reeds meer dan 2.600.000 documenten gearchiveerd.

Uniek project in België

Het project is uniek in België. Dit is voornamelijk te danken aan de geïntegreerde aanpak en het gebruik van speerpunttechnologieën voor de herkenning van de faxberichten en PDF documenten en door de COLD-technologie die 100 % betrouwbare documenten garandeert. “Deze aanpak biedt tal van voordelen”, legt Pierre Vanhoucke uit:“

We hebben aan onze klanten twee nieuwe diensten kunnen aanbieden: HDP Yess, voor het invoeren van de prestatie-gegevens via het internet, en e-Archief, voor het on-line raadplegen van de resulterende documenten van de loonadministratie. Dankzij de elektronische verwerking van de inkomende faxen en documenten is het bovendien mogelijk dat klanten verder hun vertrouwde papieren documenten blijven gebruiken indien zij dat wensen. Ook het papierverbruik en de drukkosten kunnen hiermee beter onder controle gebracht worden. Tenslotte wordt hiermee de basis gelegd voor het invoeren van workflow-systemen die ons in de toekomst moeten toelaten de opvolging van de kwaliteit van de dienstverlening nog verder te verbeteren”.

Recomatics als technologiepartner

Het project werd uitgewerkt door een gezamenlijk projectteam, bestaande uit mensen van HDP en mensen van RecoMatics. HDP ligt aan de basis van het globale concept en RecoMatics heeft gezorgd voor de nodige technologie en implementatie op basis van hun product EasyForm. EasyForm is een geheel van software modules die ondermeer bijzonder krachtige algoritmes bevatten voor automatische herkenning. Ook de toepassing voor het elektronisch documentbeheer is zeer efficiënt.

De webtoepassing HDP Yess werd door RecoMatics ontwikkeld op basis van ASP.net technologie.

De conversie van de AS400/I5 documenten naar PDF bestanden gebeurt via het product iCONVERT, verdeeld door Solimar.

Het product EasyForm AUDI tot slot analyseert de inhoud van de PDF-bestanden. Tijdens die analyse worden diverse belangrijke validaties doorgevoerd om er zich van te vergewissen dat het document volledig is en dat de inhoud overeenstemt met de gebruikte archiveringsindex. De gegevens die voor de valideringen gebruikt worden zijn afkomstig enerzijds van de AS400/I5 omgeving en anderzijds van het EasyForm AUDI product dat de nodige gegevens uit de documenten extraheert.

Voor het archiveringssysteem wordt het product EasyForm Archive gebruikt.

HDP Sociaal Secretariaat

HDP Sociaal Secretariaat maakt deel uit van HDP Diensten voor Ondernemers. De 700 medewerkers van HDP Diensten voor Ondernemers bedienen meer dan 27.000 werkgevers, die samen ongeveer 375.000 werknemers in dienst hebben.
HDP levert diensten inzake sociaal secretariaat, kinderbijslag, preventie en bescherming op het werk, medische controle, sociale verzekeringen voor zelfstandigen en administratieve formaliteiten bij het opstarten en uitbreiden van een eigen zaak.

RecoMatics

RecoMatics is sinds 1995 actief op het gebied van documentverwerking en beheer. Onder de klanten bevinden zich alle grote Belgische banken, overheidsinstellingen en privébedrijven. EasyForm wordt gebruikt in kleine omgevingen van enkele tientallen documenten per dag, maar ook in grote productie omgevingen. De grootste installatie verwerkt tot 2.800.000 documenten op piekdagen.