<body >
<a href="NL/sitenav.html">site navigation - Nederlands</a>
<a href="FR/sitenav.html">site navigation - Français</a>
<h1>
EASYFORM
easyform
</h1>
<h1>
Archivering
</h1>
<h1>
Workflow
</h1>
<h1>
Beeldverwerking
</h1>
<h1>
Herkenning
</h1>
<h1>
Documentverwerking
</h1>
<h1>
Archiving
</h1>
<h1>
recognition
</h1>
<h1>
Document verwerking
</h1>
<h1>
EDM
</h1>
<h1>
Electronic document management
</h1>
<h1>
SQL archief
</h1>
<h1>
Elektronisch archief
</h1>
<h1>
beeld herkinng
</h1>
<h1>
document scanning
</h1>
<h1>
IPS
</h1>
<h1>
Factuur verwerking - faktuur verwerking
</h1>
<h1>
web based archief
</h1>
<h1>
Archivering
</h1>
<h2>
easyform
</h2>
<h1> Interessant is echter dat er binnen RecoMatics ook zeer veel praktische ervaring
aanwezig is op het gebied van de implementatie van systemen. De consultants
van RecoMatics hebben een klare kijk op de organisatie van de postkamer, het
beheer van dossiers, het beschrijven van procedures, het ontwerpen van documenten
enz. De nadruk ligt bij RecoMatics op een no-nonsense approach. Denken, communiceren,
uitvoeren en assisteren is ons vak. Daarbij wordt het beoogde resultaat nooit
uit het oog verloren.RecoMatics kan putten uit een team van 45 ontwikkelaars
en consultants voor de realisatie van de projecten. Die mensen hebben uiteraard
allemaal een gedegen kennis van het EasyForm pakket. De meeste zijn technische
opgeleide mensen die elk hun eigen specialiteit hebben. Dat gaat van scannersturing
over beeldmanipulatie en herkenning tot beheer van grote databases enz. Op basis
van EasyForm heeft RecoMatics verschillende implementaties gerealiseerd voor
de verwerking van cheques (zowel binnenlandse als buitenlandse). Er is ondersteuning
voor sortering (aansturen van Reader/Sorters), balancering en reconciliatie.<br>
Ook maaltijdcheques en cadeaubonnen kunnen met EasyForm applicaties verwerkt
en gesorteerd worden.De overschrijving is wellicht het eerste gestandaardiseerde
document dat op grote schaal beschikbaar was. RecoMatics realiseert reeds tien
jaar projecten voor de verwerking van overschrijvingen. <br>
Door gebruik te maken van het Advanced Tandem Voting algorithme wordt een superieure
graad van herkenning bereikt. Dat wordt bevestigd in de regelmatige benchmarks
die door de klanten van RecoMatics worden uitgevoerd. Andere toepassingen die
voor de bankwereld ontwikkeld werden zijn ondermeer de verwerking van Wissels,
Elektronische archivering van documenten en dossierbeheer, </h1>
<p>RecoMatics realiseerde meer dan honderd projecten bij vele tientallen klanten,
in grote en kleine organisaties. Dagelijks worden met EasyForm miljoenen documenten
verwerkt.</p>
<p>Binnen RecoMatics zit dan ook zeer veel kennis omtrent projecten op het gebied
van documentverwerking en beheer. Deze kennis is ook voor u beschikbaar. U kan
steeds een beroep doen op consultants van RecoMatics, ook als geen gebruiker
van EasyForm bent en zelfs niet van plan bent om dat te worden.</p>
<p>In het verleden deed RecoMatics reeds verschillende studies omtrent implementatie
van systemen, audits van projecten rond documentverwerking, begeleiding van
implementaties enz…</p>
<p>Heeft u een project, en meent u dat de expertise van RecoMatics u kan helpen,
neem dan gerust contact op.</p>
<h1>Papierstroom</h1>
<h1>Archiveringssysteem</h1>
<h1>dossierbeheer</h1>
<p>De exploitatie van de documenten gebeurt via webbrowser. Er zijn beheersfaciliteiten
voor de definitie van nieuwe documenten. Dit is de module die instaat voor het
beheer van elektronische archieven. EasyForm-Archive laat toe om elektronische
documenten die afkomstig zijn van verschillende bronnen op te slaan op een manier
die een snelle en efficiënte ontsluiting toelaat. EasyForm-Archive heeft interfaces
die toelaten gescande documenten, e-mails, PDF bestanden enz.. op te slaan.
</p>
<H1>Digitaal archief</H1>
<H1>Elektroinsch archief</H1>
<H1>Digital archive</H1>
<p>Tevredenheidsonderzoek RecoMatics klanten</p>
<p>Onze klanten steeds beter dienen zodat we in de toekomst (meer) zaken kunnen
blijven doen is steeds de betrachting van RecoMatics geweest. In de gewone beslommeringen
van de projecten gaat natuurlijk alle prioriteit naar het oplossen van de dagelijkse
problemen. We hadden het gevoel dat we het niet slecht deden. </p>
<p>Maar was dat ook zo? Lieten we geen steken vallen? Waren er geen klanten die
diep in hun binnenste betreurden dat ze ons ooit de opdracht gegeven hadden?
Niemand die het ons kon garanderen. En wij, we wilden het zeker weten.</p>
<p>Daarom voerde RecoMatics in de loop van Oktober 2002 een tevredenheidsonderzoek
uit. </p>
<p>Iedereen die hieraan meegewerkt heeft willen we nogmaals van harte bedanken.
</p>
<p>De meeste respondenten stipten als redenen om met RecoMatics te werken aan
dat het een flexibel bedrijf is met een goede verhouding kwaliteit/prijs. Men
vindt het contact aangenaam en de service goed. Ook de nazorg en het feit dat
men professioneel advies krijgt wordt gesmaakt.</p>
<p>De vraag of RecoMatics aan de wensen en verwachtingen voldeed geeft bijgaande
grafiek (5 volledig, 4 in grote mate, 3 voldoende, 2 in geringe mate, 1 totaal
niet)</p>
<p>Als punten die RecoMatics zeker moet behouden in de toekomst worden geciteerd:
professionele aanpak tijdens de voorstudie, de soepelheid, de luistervaardigheid
en de klantgerichtheid.</p>
<p>Uiteraard waren er ook punten die voor verbetering vatbaar waren. Daar is nu
reeds hard aan gewerkt en dat gaat in de volgende maanden door. Als uw organisatie
klant is van RecoMatics kan u de volledige enquête resultaten aanvragen
via mail aan Wilfried.Geulleaume.</p>
<p>Tot onze verbazing was een van de conclusies van het onderzoek dat vele klanten
slechts een gedeelte van ons aanbod kennen Daarom zullen we in de loop van 2003
verschillende sessies organiseren bij RecoMatics die tot doel hebben de producten
en diensten van RecoMatics in detail voor te stellen.</p>
<p>Wil u hierop uitgenodigd worden stuurt u een mail naar Wilfried.Geulleaume.
U hoeft hiervoor geen klant te zijn.</p>
<p>1 EasyForm</p>
<p>1.1 Algemeen</p>
<p>EasyForm is een software die ontwikkeld werd door het bundelen van de jarenlange
ervaring met datacaptatie- en archiveringsprojecten van verschillende mensen.
De doelstelling was een pakket te hebben om snel complexe toepassingen in het
domein van het beheer en de interpretatie van documenten op te zetten. EasyForm
bestaat uit verschillende modules, die elk een specifiek domein van het hele
traject automatiseren. </p>
<p>EasyForm is een open product. Het kan geïntegreerd worden in de meest
complexe bestaande omgevingen. Bovendien laat EasyForm ook toe de meest geschikte
hulpmiddelen te integreren voor een bepaald project.</p>
<p>Het is niet nodig om alle modules te gebruiken in elk project. Voor een EasyForm
project wordt vastgelegd welke de modules zijn die zullen aangewend worden voor
de realisatie. Deze aanpak laat ook toe om een bestaande installatie uit te
breiden met bijkomende functionaliteit, ook lang na de in dienst name.</p>
<p><br>
1.2 EasyScan</p>
<p>EasyScan verzorgt de interfacing tussen de scan-operator enerzijds en de scanner
anderzijds. Op een gebruikersvriendelijke manier kan de operator ingeven wat
voor soort documenten moeten gescand worden. Hij heeft assistentie ingeval bij
een in te scannen batch tijdens het inscannen een probleem optreedt (misfeed
b.v.). Hij kan terugkeren in de batch, hij kan slechte beelden verwerpen door
een druk op een toets, enz... . Belangrijk is dat hij op die manier nooit een
hele batch moet verwerpen, maar dat hij kan herstarten vanaf het laatste goede
document.</p>
<p>EasyScan kent Batchnummers toe en integreert naadloos met de andere modules
van EasyForm. De gescande beelden worden doorgestuurd naar de server.</p>
<p>EasyScan werd reeds geïntegreerd met scanners van Bell&Howell, Unisys,
Fujitsu, Walther, Hybrid (Banctec) en Banctec. Verder met Seac, TDC, Kodak enz...
.</p>
<p><br>
1.3 EasyFilter</p>
<p>Verbetering van de beeldkwaliteit tijdens of vlak na het scannen leidt tot
een substantiële verbetering van de herkenning van documenten. Deze module
is vooral belangrijk bij systemen die handschriftherkenning gebruiken.</p>
<p>Naast het verwijderen van ruis kan EasyFilter ook deskewing van beelden doen
alsmede de “black border removal”. Verder kan EasyFilter geconfigureerd
worden voor het verwijderen van de achtergrond van documenten. Deze functionaliteit
is belangrijk bij toepassingen die met verschillende soorten formulieren werken.
Bijvoorbeeld voor postorderbedrijven of enquêtebureau’s.</p>
<p>Twee belangrijke functionaliteiten van EasyFilter zijn de kleurfiltering en
de predictive adaptive tresholding (PAT) op grijstoonbeelden. Geïntegreerd
met de herkenning (zie verder EasyReco en EasyExpert) laten deze technieken<br>
toe om tot een zeer hoge graad van herkenning te komen, ook bij documenten van
slechte kwaliteit..</p>
<p>1.4 EasyReco</p>
<p>EasyReco is de module die instaat voor de herkenning. EasyReco is een integratie
tool dat toelaat verschillende herkenningsmotoren te integreren. Voor de herkenning
van moeilijk leesbaar schrift (zoals handschrift, of tekst gedrukt met matrix
printers bv.) zal EasyReco toelaten verschillende herkenningsmotoren met elkaar
te combineren. Daarbij wordt gebruik gemaakt van een unieke techniek, die bekend
staat als “Advanced Tandem Voting” </p>
<p>Uiteraard laat EasyReco ook toe technieken als “Marksensing”, Barcode
lezing en OCR te integreren.</p>
<p><br>
1.5 EasyExpert</p>
<p>Easy Expert verifieert de resultaten die bekomen worden door de herkenning.
Hierbij worden regels opgesteld waaraan het resultaat moet voldoen om geaccepteerd
te worden. Een eenvoudig voorbeeld hiervan is de berekening van de checkdigit
(modus 97) op een rekeningnummer. Een vergelijkbare test kan gebeuren op de
gestructureerde boodschappen van overschrijvingen. <br>
EasyExpert kan steeds worden aangepast aan de behoeften van elk project.</p>
<p>Belangrijk is dat EasyExpert volledig geïntegreerd is met EasyReco. Dit
betekent dat ingeval een verificatie faalt, het image kan worden teruggestuurd
naar de herkenningsmotor(en). Een optimaal herkenningsresultaat wordt zodoende
bereikt.</p>
<p>De combinatie van EasyExpert met “Advanced Tandem Voting” is bij
ons weten uniek voor de software van RecoMatics. Het maakt onze oplossingen
voor karakterherkenning tot de meest performante die vandaag beschikbaar zijn.
Het resultaat is gereduceerde operatorkost, door minder reject verwerking.</p>
<p><br>
1.6 EasyEntry</p>
<p>EasyEntry werd ontwikkeld volgens de laatste ergonomische principes. Doelstelling
van EasyEntry was een beeldschermopbouw mogelijk te maken die een optimale productiviteit
van de data-entry personen bereikt. Een van die principes is dat data-entry
personeel niet mag afgeleid worden door beelden of informatie die niet terzake
doen voor de informatie die ze moeten encoderen. Vandaar dat de beelden gesegmenteerd
kunnen worden aangeboden op het scherm. <br>
Uiteraard kan door middel van een functietoets op elk moment het gehele beeld
getoond worden.</p>
<p><br>
1.7 EasyConnect</p>
<p>EasyConnect is een module die een soepele integratie en datatransfer naar de
bestaande omgeving mogelijk maakt. Desgevallend kan EasyConnect gebruikt worden
in combinatie met EasyExpert zodat verificaties on-line kunnen gebeuren met
bestaande databases.<br>
EasyConnect biedt interfaces naar de meest uiteenlopende platformen, gaande
van NT netwerken naar IBM mainframe omgevingen en Unix.</p>
<p><br>
1.8 EasyManage</p>
<p>EasyManage is het hart van elke EasyForm implementatie. Configuratie en systeembeheer,
opzetten van user profiles, het beheren van de processen, het beheren van de
te verwerken batches enz.. . EasyManage zorgt ervoor dat het beheer van de hele
verwerkingsomgeving geschiedt met een minimum aan manuele tussenkomst.</p>
<p>De werkbelasting wordt gelijk verdeeld over de verschillende werkposten. De
embedded workflow zorgt voor een gestage afhandeling van het onderhanden werk.
Documenten (of groepen van documenten) worden automatisch doorgeven naar de
juiste processen, zonder dat daarvoor een ingreep van een operator noodzakelijk
is. Dit type van workflow vinden we typisch terug in toepassingen voor de verwerking
van waardedocumenten zoals cheques of overschrijvingen.</p>
<p><br>
1.9 EasyDefine</p>
<p>Voor het definiëren van nieuwe formulieren wordt de module EasyDefine
gebruikt. Deze module is zeer nuttig wanneer men regelmatig de lay-out van documenten
verandert, of nieuwe lay-outs introduceert. Typische toepassingsdomeinen zijn
de postorderbedrijven of de enquêtebureau’s. </p>
<p><br>
1.10 EasyForm Archive (Archie)</p>
<p>Dit is de module die instaat voor het beheer van elektronische archieven. EasyForm
Archive laat toe om elektronische documenten die afkomstig zijn van verschillende
bronnen op te slaan op een manier die een snelle en efficiënte ontsluiting
toelaat. EasyForm Archive heeft interfaces die toelaten gescande documenten,
e-mails, PDF bestanden enz.. op te slaan.</p>
<p>De exploitatie van de documenten gebeurt via webbrowser. Er zijn beheersfaciliteiten
voor de definitie van nieuwe documenten.</p>
<p><br>
1.11 EasyForm DocFile</p>
<p>EasyForm Dossierbeheer/Documentatiebeheer is een platform dat ondersteuning
biedt bij de afhandeling van dossiers in overheidsomgevingen. </p>
<p>Een dossier legt meestal een lange weg af, beginnende van de opening van een
dossier tot de archivering van een afgehandeld dossier. Tijdens die levensduur
wordt het dossier aangevuld met zowel inkomende als uitgaande documenten, worden
er beslissingen genomen door beheerscomités, worden gegevens uit databanken
geraadpleegd en worden databanken aangevuld met gegevens. Voorbeelden van dossiers
zijn subsidieaanvragen, aanvragen voor vergunningen, enz ... </p>
<p>EasyForm DocFile dient juist om alle taken binnen het beheer van dossiers te
ondersteunen. Het is niet de bedoeling van dit platform om het beheer van dossiers
te automatiseren, we willen enkel ondersteunend werken in domeinen zoals post-
en dossierregistratie, agendabeheer, documentatiebeheer enz…</p>
<p>Het platform bestaat uit verschillende programma’s en databanken. Uiteraard
zijn die integreerbaar met andere modules van EasyForm alsook met externe systemen
(Oracle finance, Baan, SAP, ..).</p>
<p>1.12 EasyForm IPS</p>
<p>IPS staat voor Invoice Processing system. EasyForm IPS laat toe inkomende facturen
in te scannen en via een workflow module door het traject van goedkeuring te
loodsen. Tijdens dat traject worden ook de nodige financiële gegevens verzameld,
noodzakelijk voor de boekingen in het financiële systeem.</p>
<p>Deze module kan gecombineerd worden met de functionaliteit van EasyReco.</p>
<p> <br>
1.13 Diverse gegevens</p>
<p><br>
1.13.1 Talen</p>
<p>EasyForm is standaard beschikbaar in het Frans en het Nederlands. De taalkeuze
is gekoppeld aan het gebruikersprofiel en wordt dus bepaald op het ogenblik
dat de gebruiker inlogt.</p>
<p><br>
1.13.2 Werkomgeving</p>
<p>EasyForm toepassingen draaien voor wat het server gedeelte betreft onder Windows2000.
Als DBMS kan gebruik gemaakt worden van Microsoft SQL of Oracle.<br>
De werkstations laten toe om bijna alle functies via browser interface te laten
draaien. Voor installatie met grote volumes documenten kunnen de werkstations
als client/server geconfigureerd worden om performantie redenen.</p>
<p><br>
1.13.3 Belgisch product</p>
<p>EasyForm werd door Belgische mensen in België ontwikkeld. Het pakket houdt
dus rekening met de Belgische eigenheid (vb. tweetaligheid). Ook is er voor
de klant in de toekomst geen afhankelijkheid van de evolutie op andere grote
markten (F - D - USA, bij voorbeeld). Het R&D centrum bevindt zich niet
in Californië, maar op 40 km van u.</p>
<p><br>
1.14 project approach met EasyForm</p>
<p>EasyForm is niet noodzakelijk een “plug and play” pakket. Het is
wel een zeer uitgebreide basis software die voor de mensen van RecoMatics dient
als vertrekplatform om toepassingen te realiseren.</p>
<p>EasyForm werd daarom uiterst flexibel opgezet. Het kan gebruikt worden voor
het verwerken van enquêtes (zoals RecoMatics deed voor ondermeer Censydiam),
voor het interpreteren van overschrijvingen (zoals RecoMatics deed voor ondermeer
ABN-AMRO Bank), voor het verwerken van cheques (zoals RecoMatics deed voor ondermeer
KBC Bank), voor het volautomatisch archiveren van contracten (zoals RecoMatics
deed voor ondermeer Vedior Interim); voor het goedkeuren van facturen (zoals
RecoMatics deed voor Atelia), voor het beheren van handtekeningdossiers (zoals
RecoMatics deed voor AXA bank) enz…</p>
<p>Altijd wordt de toepassing aangepast, geparametreerd en indien nuttig uitgebreid
om te voldoen aan de zeer specifieke eisen van de klant. Dat is ook de grote
sterkte van het product.</p>
<p> </p>
<p>Bij oplossingen en diensten ook<br>
lees meer over -> Speciale projecten</p>
<p>Speciale projecten</p>
<p>Uiteraard voert RecoMatics ook projecten uit in andere domeinen van de informatica.
Zo werden reeds algemene beheerstoepassingen ontwikkeld voor specifieke doeleinden.</p>
<p>RecoMatics heeft verder een uitgebreide expertise op verschillende domeinen
van de beeldverwerking. Zo werden in het verleden zeer geavanceerde ontwikkelingen
gedaan in de biotechnologische en de medische beeldverwerking.</p>
<p>Verder is er expertise op het gebied van kleurfiltering en beeldmanipulatie.</p>
<p>Illustratie: een foto van een plant</p>
<p>Kwaliteitsbewaking is van het allergrootste belang. Vandaar dat RecoMatics
investeerde in het behalen van het ISO9001 certificaat.</p>
<p><br>
3. Tekst II; Kwaliteitsbewaking</p>
<p>Kwaliteit is eigenlijk heel eenvoudig.<br>
Weten wat je doet, hoe je het doet, waarom je het doet en zeker zijn dat je
hetzelfde opnieuw kan doen.<br>
Kwaliteit is niet, en dat kan niet genoeg benadrukt worden, alles vastleggen
in regels en wetten waar niet van mag worden afgeweken. In onderzoek en ontwikkeling
en bij het realiseren van complexe projecten dienen procedures om het kader
te scheppen. Bewust en gecontroleerd uit dat kader stappen schept ruimte voor
creativiteit.<br>
Met groot respect voor IMEC van wie we deze zienswijze overnamen</p>
<p></p>
<p>Door de aard van de projecten die RecoMatics uitvoert is kwaliteitsbewaking
van het allergrootste belang. Grote projecten worden afgewerkt door een heel
aantal mensen die moeten samenwerken als goed geoliede radertjes. Aangezien
mensen niet altijd perfect zijn is er noodzaak aan een goede methodologie en
een constante voortgangsbewaking. RecoMatics gebruikt verschillende technieken
voor kwaliteitsbewaking waarbij het geheel voldoet aan de ISO9001 norm.<br>
Een bijkomende garantie naar onze klanten.</p>
<p><br>
4. Tekst III; project approach</p>
<p>Afhankelijk van het soort project kan de nadruk meer op technische aspecten
(typisch bij herkenningstoepassingen) liggen dan wel op organisatorische (workflow
projecten bijvoorbeeld). </p>
<p>Afhankelijk daarvan gaat RecoMatics ook andere accenten leggen bij de gebruikte
methodologie.</p>
<p>Bij technische projecten gaat zeer veel aandacht naar analyse en technisch
ontwerp. Die fases worden gevolgd door de ontwikkeling die afgerond wordt met
testen en integratietesten on-site. Alle ontwikkelingen gebeuren in principe
op basis van het bestaande EasyForm platform zodat u als klant enkel betaalt
voor die zaken die echt uniek zijn voor uw organisatie.</p>
<p>Bij organisatorische projecten wordt in eerste instantie veel aandacht besteed
aan het beschrijven van de documentstromen en de gevolgde procedures. Een uitgebreide
inventarisatie van de anomalieën zorgt ervoor dat het uiteindelijke systeem
ook met de uitzonderingen rekening houdt zodat na de implementatie geen “parallel
systemen” ontstaan. </p>
<p>Welk soort project u ook uitvoert met RecoMatics, opleiding en voortgezette
ondersteuning maken er steeds een integraal deel van uit.</p>
<p>Toe te voegen: foto van een samenwerkende/denkende mensen</p>
<p></p>
<p>5. Tekst IV; Hardware onderhoud</p>
<p><br>
RecoMatics beschikt over haar eigen team voor hardware onderhoud. Die mensen
zijn permanent beschikbaar voor het uitvoeren van machineonderhoud. Dat kunnen
scanners of jukeboxen zijn alsmede Reader/sorters voor de bankwereld.</p>
<p>RecoMatics hecht veel belang aan het tijdig uitvoeren van het preventieve onderhoud
en zal dit dan ook steeds integraal opnemen in de onderhoudsovereenkomst.</p>
<p>Naast het preventieve onderhoud is RecoMatics ook in staat om op korte termijn
tussen te komen ingeval van pannes. Gebruikelijk is het respecteren van een
interventietijd van maximaal 4 uur. Teneinde efficiënt in te kunnen grijpen
beschikt RecoMatics over een uitgebreide voorraad wisselstukken. Bovendien is
van elk item dat RecoMatics onder contract heeft een volledig reservetoestel
(of gelijkwaardig) ter beschikking om de klant bij een hardnekkig defect toch
snel te kunnen helpen. Een dienst die u zelfs bij de allergrootsten niet vindt!</p>
<p>De dienst kan uitgebreid worden naar 24 uur op 24, 7 dagen op 7.</p>
<p>Toe te voegen: foto van een technieker die onderhoud doet</p>
<p>6. Tekst V; Softwareonderhoud</p>
<p><br>
Door de snelle evolutie van de techniek is het belangrijk een solide leverancier
te kiezen die niet alleen vandaag maar ook in de toekomst de nodige ondersteuning
kan geven. Vandaar dat RecoMatics continu investeert in software support.</p>
<p>Dat begint reeds in de ontwikkelingsfase waar ruime aandacht gaat naar het
toepassen van code rules en het documenteren van de toepassingen. Dit, gecombineerd
met interne opleidingen maakt de toepassingen ondersteunbaar door de hele ploeg.</p>
<p>Onder de noemer software onderhoud groepeert RecoMatics verschillende diensten,
die aan elkaar gerelateerd zijn. Het gaat dan over:<br>
· Corrigeren van software fouten<br>
· Aanbrengen van verbeteringen<br>
· Helpdesk naar gebruikers<br>
· Helpdesk naar systeembeheerders<br>
· Bijkomende scholing<br>
· Fine tuning van de herkenning</p>
<p>Toe te voegen: foto van een call center</p>
<p>7. Tekst VI; Consulting</p>
<p>RecoMatics realiseerde meer dan honderd projecten bij vele tientallen klanten,
in grote en kleine organisaties. Dagelijks worden met EasyForm miljoenen documenten
verwerkt.</p>
<p>Binnen RecoMatics zit dan ook zeer veel kennis omtrent projecten op het gebied
van documentverwerking en beheer. Deze kennis is ook voor u beschikbaar. U kan
steeds een beroep doen op consultants van RecoMatics, ook als geen gebruiker
van EasyForm bent en zelfs niet van plan bent om dat te worden.</p>
<p>In het verleden deed RecoMatics reeds verschillende studies omtrent implementatie
van systemen, audits van projecten rond documentverwerking, begeleiding van
implementaties enz…</p>
<p>Heeft u een project, en meent u dat de expertise van RecoMatics u kan helpen,
neem dan gerust contact op.</p>
<p>Toe te voegen: foto van een samenwerkende/denkende mensen</p>
<p>8. Tekst VII; Scanners en opslagmedia</p>
<p>Vaak moeten in het kader van een project scanners en opslagmedia geïnstalleerd
en operationeel gemaakt worden. RecoMatics houdt zich niet alleen bezig met
de dimensionering van die systemen, maar staat ook in voor levering, installatie
en dienst na verkoop.</p>
<p>In de afgelopen jaren realiseerde RecoMatics project met scanners van Kodak,
Fujitsu, Bell&Howell, Canon en andere.</p>
<p>Verder onderhoudt RecoMatics rechtstreekse relaties met de producenten van
de lees/sorteer machines voor de bankwerled. De belangrijkste zijn vandaag Banctec,
Kleindienst, OCE document systems en IBML maar het gamma kan steeds worden uitgebreid.</p>
<p>Wat betreft de opslag media levert RecoMatics de jukboxen van Hewlett Packard,
JVC, Pioneer en Plasmon.</p>
<p>Toevoegen: links naar externe sites</p>
<p><br>
9. Tekst VIII: EasyForm IPS</p>
<p>IPS staat voor Invoice Processing System. EasyForm IPS laat toe inkomende facturen
in te scannen en via een workflow module door het traject van goedkeuring te
leiden. Tijdens dat traject worden eveneens de nodige financiële gegevens
verzameld voor boeking in het financiële systeem.</p>
<p>Uiteraard kan deze module gecombineerd worden met herkenningstechnieken. Daarbij
kan gebruik gemaakt worden van manuele definitie van facturen, indien de aantallen
niet al te groot zijn. RecoMatics beschikt echter ook over een systeem dat automatisch
de nieuwe facturen herkent en zelfstandig op zoek gaat naar de informatie.</p>
<p>Toe te voegen illustraties: Atelia scherm</p>
<p><br>
10. Tekst IX: EasyForm AUDI</p>
<p>Audi staat voor Automatic Document Identification. <br>
In omgevingen waar veel verschillende documenttypes verwerkt dienen te worden
rust een zware taak op de schouders van de systeembeheerder. Hij moet immers
al die verschillende documenttypes definiëren.<br>
EasyForm Audi is een module die dit werk verregaand automatiseert. Bij elke
gescand document zal EayForm Audi nagaan of het betrokken document reeds in
het systeem is gedefinieerd. Als dit niet het geval is kan de module zelf op
zoek gaan naar de te herkennen gegevens.</p>
<p>EasyForm Audi kan worden toegepast bij de verwerking van bestelbons, antwoordkaarten
en uiteraard inkomende facturen.</p>
<p>About RecoMatics</p>
<p>RecoMatics werd opgericht in 1995 als systeemintegrator, gespecialiseerd in
toepassingen voor het automatisch verwerken van documenten. Deze activiteit
werd snel uitgebreid naar toepassingen voor het elektronisch archiveren en beheren
van documenten.</p>
<p>Teneinde de projecten te kunnen realiseren op een kosteneffectieve manier werd,
vrij snel na de oprichting, gestart met de ontwikkeling van een eigen pakket:
EasyForm. EasyForm bestaat uit een tiental modules. De functionaliteit van die
modules dekt alle aspecten van het verwerken en beheren van documenten en dossiers.</p>
<p>RecoMatics kan putten uit een team van 45 ontwikkelaars en consultants voor
de realisatie van de projecten. Die mensen hebben uiteraard allemaal een gedegen
kennis van het EasyForm pakket. De meeste zijn technische opgeleide mensen die
elk hun eigen specialiteit hebben. Dat gaat van scannersturing over beeldmanipulatie
en herkenning tot beheer van grote databases enz…</p>
<p>Interessant is echter dat er binnen RecoMatics ook zeer veel praktische ervaring
aanwezig is op het gebied van de implementatie van systemen. De consultants
van RecoMatics hebben een klare kijk op de organisatie van de postkamer, het
beheer van dossiers, het beschrijven van procedures, het ontwerpen van documenten
enz… De nadruk ligt bij RecoMatics op een no-nonsense approach. Denken,
communiceren, uitvoeren en assisteren is ons vak. Daarbij wordt het beoogde
resultaat nooit uit het oog verloren.<br>
<h1> verwerken van formulieren</h1>
<h1> scannen van formulieren</h1>
<h1>
Document, verwerking, DIP, image , processing, herkenning, archivering, enginering, software ,ontwikkeling , maatsoftware, barcode , OCR , ocr, ICR , icr, scanner ,scanning ,COLD ,cold ,keyentry ,indexering ,workflow , overschrijvingen , cheques , betaalopdrachten , micro-film ,micro film, µfilm ,intranet , service , bureau ,asp ,easyform ,belgië ,belgie , gent , oost-vlaanderen , vlaanderen , ghent , belgium , gentbrugge
</h1>
<p> </p>
<H1>Invoices
</H1>
Information
Are you using it . or just losing it
Magazines
Supplier information
Order forms
Technical documentation
Financial data
Invoices
Correspondence
Rules and laws
<p>
Quality Assurance
"In fact quality is fairly simple: knowing what you are doing, how you are doing it, why you are doing it and making sure you can always trace the results.
What quality is not, and this cannot be emphasized enough, is fixing everything in strict rules and regulations, without any possible variation. In research and development, procedures only serve to set up a standard reference frame.
Leaving this frame in a conscious and controlled way creates space for creativity."
With deep respect for IMEC from whom we borrowed this statement
Quality is one of the key factors for a successful development, especially when it concerns complex matters. Quite a number of people work at large projects: they all have to co-operate closely. As people are never perfect, a solid underlying system with a good methodology and a constant progress analysis is primordial. RecoMatics uses several techniques for this quality assurance. All these techniques together comply with the ISO9001 norm: an additional asset for our clients.
</p>
<p> RecoMatics offers its clients the best solutions in the field of document
processing and management. The most recent technologies are used to develop
these solutions. EasyForm, Recomatics' own application, is continuously being
worked upon. RecoMatics offers the highest degree of recognition. RecoMatics
will support the client professionally from the conception till the entering
into operation. A user-friendly, efficient and stable system is the end result.
</p>
<p>Solutions and services</p>
<p>RecoMatics is an organisation directed towards projects. Thank goodness! Because
this means that before a solution is proposed we always examine the specific
environment and problems of the client.<br>
EasyForm is not necessarily a "plug and play" package. It is a very
extensive basis software serving as a starting platform to realise the applications.
</p>
<p>Therefore EasyForm has a very flexible structure. It can be used for the processing
of polls (RecoMatics implemented this for Censydiam), for the interpretation
of transfer forms (RecoMatics implemented this for ABN-Amro Bank), for the processing
of cheques (RecoMatics implemented this for KBC Bank), for the automatic archiving
of contracts (RecoMatics implemented this for Vedior Interim), for the approval
of invoices (RecoMatics implemented this for Atelia), for managing signature
files (RecoMatics implemented this for Axa Bank), etc. <br>
The application is always custom-made, parameterised and if useful extended
in order to satisfy to the very specific demands of the client. That is the
principal advantage of this product. </p>
<p>Hardware maintenance </p>
<p>RecoMatics has its own team for hardware maintenance. These people are permanently
available for the maintenance of the machines. These machines can be both scanners
and jukeboxes, as well as reader/sorters for the banking world.<br>
RecoMatics attaches great importance to the preventive maintenance and consequently
this is always part of the maintenance agreement.<br>
Apart from the preventive maintenance RecoMatics is also able to intervene at
short notice in the case of a breakdown. The intervention time is normally 4
hours. In order to be able to intervene efficiently, RecoMatics has an extended
stock of spare parts. RecoMatics has also a complete spare machine (or equivalent)
for each machine under contract in order to be able to help the client in case
of a difficult and persistent defect. This is a service you even do not find
in the largest companies!!<br>
This service can be extended to 24 hours on 24, 7 days on 7.</p>
<p>Software maintenance</p>
<p>The rapid evolution of the technique obliges the client to choose a solid supplier
not only capable of offering good support today, but also in the future. Consequently
RecoMatics is investing continuously in software support.<br>
This begins already in the development phase where a lot of attention is spent
to the application of code rules and the documentation of the applications.
This, in combination with internal trainings, makes the applications possible
to support by the complete team.<br>
There are several services grouped under the term software maintenance, each
related to each other. Some examples:<br>
· Correction of software errors· Making of corrections·
Helpdesk for users · Helpdesk for system managers· Additional
training · Fine tuning of recognition </p>
<p>Consulting</p>
<p>RecoMatics has already installed hundreds of projects for many dozens of clients,
in large and small organisations. Every day, EasyForm processes millions of
documents.<br>
Consequently, within RecoMatics, there is a lot of knowledge concerning projects
in the field of document processing and management. This knowledge is also available
for you. You can always appeal to the consultants of RecoMatics, even if you
are not a user of EasyForm, and you do not even intend to become one.<br>
In the past RecoMatics has already performed several studies concerning the
implementation of systems, audits of projects concerning document management,
support of implementations, etc. <br>
Do you have a project in mind, and do you think the experience of RecoMatics
can help you, do not hesitate to contact us.</p>
<p>Banking applications</p>
<p>Processing of cheques<br>
RecoMatics has already realised several implementations on the basis of EasyForm
for processing cheques (both national and international). There is support for
sorting (controlling of Reader/Sorters), balancing and reconciliation.It is
also possible to process and sort meal cheques and gift vouchers with EasyForm.
<br>
Processing of transfer forms<br>
Probably the transfer form is the first standardised document that was available.
RecoMatics has already been realising projects for the processing of transfer
forms during a dozen of years. By using the Advanced Tandem Voting algorithm
a superior degree of recognition has been achieved. This is confirmed in the
regular benchmarks that are executed by the clients of RecoMatics. </p>
<p>Others<br>
Other applications developed for the banking world are the processing of Bills
of Exchange, electronic archiving of documents and file management. <br>
<br>
Special projects</p>
<p>Of course RecoMatics does also projects in others fields of informatics. There
have already been developed general applications for specific purposes.<br>
RecoMatics has also a large experience in different fields of image processing.
We have already developed advanced applications in the field of biotechnology
and medical image processing.<br>
We also have also experience in filtering and image manipulation.</p>
<p></p>
About Recomatics
<p>RecoMatics was founded in 1995 as a system integrator, specialised in applications
for the automatic processing of documents. This activity was quickly extended
to applications for electronic archiving and managing of documents.<br>
In order to be able to realise the projects in a cost effective way, we started
developing our own software: EasyForm. EasyForm consists of a dozen of modules.
The functionality of these modules covers all aspects of processing and managing
documents and files. <br>
A team of 45 developers and engineers takes care of the realisation of your
projects. Of course these people possess a thorough knowledge of EasyForm. Most
of them are technically skilled and each has its own specialisation: scanner
control, image manipulation and recognition, administration of large databases,
etc…<br>
Another interesting fact is that we have a lot of practical experience in the
field of implementation of systems. The consultants of RecoMatics have a good
understanding of the organisation of the post room, the managing of files, describing
procedures, designing documents, etc. We emphasize a no-nonsense approach: thinking,
communicating, executing and assisting is our trade. The intended result is
of utmost importance.</p>
<p>Quality control is primordial and crucial in our company. That is why RecoMatics
has invested in obtaining the ISO9001 certificate.<br>
</p>
Products
<p>RecoMatics invested several man-years in the development of the EasyForm product
line. EasyForm consists of a dozen of different modules, which can be used depending
on the requirements.</p>
<p>EasyForm-Scan Supports the operator<br>
EasyForm-Filter Image correction and colour filtering<br>
EasyForm-Reco OMR / OCR / ICR and combinations<br>
EasyForm-Expert Validation of recognition results<br>
EasyForm-Entry Data-entry module, focused on high efficiency<br>
EasyForm-Connect Integration with other systems<br>
EasyForm-Manage Management of “embedded” workflow and case management<br>
EasyForm-Define Definition of documents<br>
EasyForm-Archive Archiving and managing of electronic documents<br>
EasyForm-DocFile Module for post registration and file management<br>
EasyForm-IPS Workflow system for processing invoices (Invoice Processing System)<br>
EasyForm-AUDI Module for the recognition of document types<br>
RecoMatics uses one or more of the above-mentioned modules for the realisation
of projects. If necessary EasyForm can be adapted to the specific needs of a
certain project. As RecoMatics develops all applications itself, the company
can operate independently of external software constructors. The result is custom-made
software, for the price of a software package.<br>
Another activity of RecoMatics is the delivery and installation of specific
hardware, such as scanners and storage media.<br>
</p>
<p><br>
Scan document<br>
Image correction / Reading data / Verifying data<br>
Correction and completion<br>
EDM System<br>
File management and workflow</p>
<p>EasyForm-Scan is responsible for the interfacing between the scan-operator
and the scanner. The operator can easily enter which documents have to be scanned.
If, during the scanning process a problem arises (e.g. misfeed), he gets assistance.
He can return in the batch, he can reject bad images by pushing a button, etc.
It is important that it is never necessary to reject a complete batch, he can
restart from the last good document.<br>
EasyForm-Scan attributes batch numbers and integrates effortlessly with other
modules of EasyForm. The scanned images are sent to the server. <br>
EasyForm-Scan has already been integrated with scanners of Bell&Howell,
Unisys, Fujitsu, Walther, Hybrid (Banctec) and Banctec. Also with Seac, TDC,
Kodak, etc.</p>
<p>Correction of the image quality during or right after the scanning process
causes a substantial improvement of the recognition of documents. This module
is especially important for systems using handwriting recognition.<br>
EasyForm-Filter has several functions: removing noise, deskewing images and
“black border removal”. It is also possible to remove the background
of documents with EasyForm-Filter. This functionality is important for applications
using several types of forms, e.g. for mail-order companies or poll offices.<br>
Two important functionalities of EasyForm-Filter are the colour filtering and
the predictive adaptive tresholding (PAT) on grey tone images. Integrated with
the recognition (see further on EasyForm-Reco and EasyForm-Expert), with these
techniques it is possible to acquire a very high degree of recognition, also
with documents of bad quality.</p>
<p>EasyForm-Reco is the module responsible for the recognition. EasyForm-Reco
is an integration tool allowing to integrate several recognition motors. For
the recognition of a text that is difficult to read (such as hand-writing, or
text printed with a matrix printer) EasyForm-Reco will combine different recognition
motors, using a unique technique, known as “Advanced Tandem Voting”.
</p>
<p>With EasyForm-Reco it is also possible to integrate techniques such as "Mark
sensing", Barcode reading and OCR. </p>
<p>EasyForm-Expert verifies the results obtained by the recognition. Rules are
formulated, and the results have to comply with these rules in order to be accepted.
A simple example is the calculation of the check digit (modus 97) on an account
number. A similar test can be done on the structured messages of bank transfer
forms. EasyForm-Expert can always be adapted to the demands of the project.<br>
An important fact is that EasyForm-Expert is completely integrated with EasyForm-Reco.
This implies that if a verification fails, the image can be sent back to the
recognition motor(s), thus guaranteeing an optimal recognition result.<br>
The combination of EasyForm-Expert with "Advanced Tandem Voting" is
unique for the software of RecoMatics. This results in very good and optimal
solutions and consequently in a reduced operator cost, caused by the fact that
the processing time of rejects is reduced. </p>
<p>EasyForm-Connect is responsible for a fluid integration and data transfer with
the existing environment. EasyForm-Connect can also be used in combination with
EasyForm-Expert so verification can be done on-line with existing databases.</p>
<p>EasyForm-Connect offers interfaces to divergent platforms, e.g. NT network,
IBM mainframe environments and Unix. <br>
EasyForm-Manage is the heart of each EasyForm implementation. Configuration
and system management, creation of user profiles, process management, managing
of the batches to be processed, etc. EasyForm-Manage is responsible for the
fact that the complete process management is done with a minimal number of manual
interventions. </p>
<p>The workload is equally spread over the different work posts. The embedded
workflow takes care of a steady finishing of the work. Documents (or groups
of documents) are automatically passed on to the exact processes, without needing
an intervention of the operator. This type of workflow is typical for applications
for the processing of value documents such as cheques or transfer forms.<br>
For the definition of new forms, the module EasyForm-Define is being used. This
module is very useful when it is regularly necessary to modify the layout of
documents, or for the introduction of new layouts. Typical applications are
mail order companies of poll offices.</p>
<p>This module is responsible for the management of electronic archives. With
EasyForm-Archive it is possible to save electronic documents coming from different
sources in such a way that they can be opened easily and efficiently. EasyForm-Archive
has interfaces with which it is possible to save scanned documents, e-mails,
PDF files, etc. <br>
The exploitation of documents is done via a web browser. There are management
facilities for the definition of new documents. <br>
<br>
<br>
Scan & Index<br>
Full test indexing<br>
EasyForm application<br>
COLD<br>
Office applications<br>
E-mail<br>
Other sources<br>
Index data<br>
Storage medium<br>
Data storage<br>
Import module<br>
Archiving module – archiving<br>
Duplicate site – other sites<br>
Secretariat<br>
Stock<br>
Exploitation</p>
<p>EasyForm File management/Documentation management is a platform offering support
for the processing of files in strongly structured environments such as large
companies, banks, insurances and government.</p>
<p>Normally a file has to follow a long way, beginning with the opening of the
file until the archiving of a finished file. During the course the file is completed
with both incoming and outgoing documents, decisions are being made by control
organisms, data out of data banks are consulted and databanks are being completed
with new data. Examples of such files are: applications for subsidies, applications
for allowances, etc.</p>
<p>With EasyForm DocFile it is possible to support all tasks within the management
of files. It is not the intention of this platform to automatize the management
of files, we only want to have a supporting task in the field of post and file
registration, documentation management, etc.</p>
<p>The platform consists of several programs and databanks. They can of course
be integrated with other modules of EasyForm as well as with external systems
(Oracle finance, Baan, SAP, ..). </p>
<p>IPS is the abbreviation of Invoice Processing System. With EasyForm IPS incoming
invoices can be scanned. After scanning, the invoices follow the course of approval.
During this course the financial data necessary for the booking in the system
are collected.<br>
It is of course possible to combine this module with recognition techniques.
For this purpose it is possible to define the invoices manually, if the numbers
are not too large. However, RecoMatics has also a system which recognizes the
new invoices automatically, and which registers the information independently.
<br>
Audi stands for Automatic Document Identification. <br>
In environments where a lot of different document types have to be processed,
there is a lot of work for the system manager because he has to define all these
document types.<br>
EasyForm Audi is a module that automatizes this task. For each scanned document
EasyForm-Audi will control if the document in question has already been defined
in the system. If this is not the case, the module itself will search the data
to recognise. EasyForm Audi can be used for processing order forms, reply cards
and of course incoming invoices. <br>
Scanners and storage media<br>
It is often necessary to install scanners and storage media for a specific project.
RecoMatics is not only responsible for projects, but also for the delivery,
the installation and the after-sales. <br>
In the last years, RecoMatics realised projects with scanners of Kodak, Fujitsu,
Bell&Howell, Canon and others. <br>
RecoMatics has also a direct relationship with the producers of reader/sorter
machines for the bank applications. The principal players in the market are
Banctec, Kleindienst, OCE document systems and IBML. New brands are always possible.
<br>
In the field of storage media, RecoMatics co-operates with the producers of
jukeboxes such as Hewlett Packard, JVC, Pioneer and Plasmon. </p>
<p></p>
<p><br>
</p>
Project approach
<p><br>
Depending on the kind of project, either the technical aspects (typical for
recognition applications) or the organisational ones (e.g. workflow projects)
are emphasized. In function of these aspects RecoMatics emphasizes different
topics of the used methodology.</p>
<p>For technical projects, the analysis and technical design is primordial. These
phases are followed by the development itself, completed with tests and integration
tests on-site. All developments are executed on basis of the existing EasyForm
platform. Consequently the client only pays for those items that are really
unique for his company.</p>
<p>For organisational projects a lot of attention is spent to the description
of the document flows and the followed procedures. With a detailed list of the
anomalies, the final system also takes into account the exceptions, so after
the implementation no “parallel systems” are created. </p>
<p>Whatever project RecoMatics develops for you, training and support is always
a part of it.</p>
<p><a href="http://www.recomatics.be/EN/main.htm?http://www.recomatics.be/EN/producten.htm">producten</a></p>
<p><a href="http://www.recomatics.be/EN/main.htm?http://www.recomatics.be/EN/about.html">about Recomatics</a></p>
<p> </p>
<p></p>
<p> </p>
</body>